【NI Collabo 360】社内書類の電子化による業務改善 – 株式会社有隣堂 ビジネスソリューション営業部

【NI Collabo 360】社内書類の電子化による業務改善

◆お客様: (株)シティコミュニケーションズ 様

シティグループは「KEEP CHALLENGING」の社是のもと、様々なエンタテインメント事業を展開しています。現在、インターネットカフェやアニソンカフェ、パチンコ・スロット店、飲食事業、スパ事業などを展開していますが、今後さらに新しい業態への進出を計画しております。
最近ではeスポーツ事業やフィットネス事業、オンライン事業にも参入しており、今後もエンタテインメントをトータル的にプロデュースすることを目指しています。そのひとつがレジャー、ショッピング、レストランなどを一体とした複合施設の展開であり、さらに言うなら、ラスベガスのような大きなエンタテインメントシティを創造する夢を持っています。
お客様へ最高のサービスと愉しみを提供し、感動を味わっていただく。そして地域社会へ貢献する。
シティグループは夢の実現に向かって挑戦し続けています。

●(株)シティコミュニケーションズ 様
https://www.city-s.co.jp/

◆導入の背景

当社では、物品の購入等、本部経由で役員へ申請するルールとしています。

以前は、50店舗を超える各店から届く稟議や上申の関係書類は全て紙で行われており、店舗から本部への提出、本部内で役員への提出、すべてに時間と手間がかかっていました。

また、役員も多忙ですので、なかなか社内で会えなくて承認がもらえなかったり、書類が今どの承認者に回覧されているか、店舗の申請者からは承認状況が分からないため、進捗状況の問い合わせが本部にくる事もありました。

そこで、稟議書などの社内書類をペーパーレス化する「ワークフローシステム」を検討することとなりました。

◆導入のポイント

当初は、他社のサービスを検討しておられたのですが、機能面の物足りなさや、サポート体制に不安をお持ちでした。

そこへ、有隣堂からご紹介したのが NI Collabo 360 というグループウェアです。

スケジュール、設備・備品予約、回覧板など、グループウェアとして標準的な機能に加えて、専用システムに負けない充実したワークフロー機能・経費精算機能・安否確認機能を搭載している点が特徴です。

導入前に体験版をご利用いただいたところ、従来の紙の書式をそのままペーパーレス化できる点や、承認経路をプログラミングなしに細かく設定できる点で使い勝手の良さをご実感いただけました。 また、まずは目下の課題である、ワークフローシステムとして導入し、 今後慣れてきたタイミングで、その他標準搭載の機能をさまざまな情報共有に使えるという 拡張性をご評価いただき、導入いただきました。

◆今後

現在は、ワークフロー専用システムとして利用いただいておりますが、今後は安否確認や経費精算システム・支払管理システムとしての利用もご検討いただいております。

初期設定や運用サポートは、有隣堂所属の認定インストラクターが代行も承りますので、是非、より一層の業務効率化にお役立ていただきたいです。

【ご感想】
NI Collabo 360を導入したことにより、当初、課題としていたことが概ね解決をすることが出来ました。当社ではSDGsに取り組んでおりますが、15. 陸の豊かさも守ろう の中に取り組みとしてあるペーパーレス化の推進に貢献していると思います。これからも活用をしていこうと思います。

【各種申請書を楽々様式設定】
使用中の表計算ソフト(Excel)の稟議書がそのまま使える本格的ワークフローシステムなので、レイアウトの調整や印刷も簡単です。もとの運用イメージを変えることなくワークフローを素早くシステム化します。

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