応接スペースは相談者のプライバシーを守りながらも、緊張感を与えないように上下の間仕切りで明るい解放感のある空間
■課題・お悩み
（１）事務所レイアウトについて
依頼者のプライバシーを守りながら、緊張感を与えない事務所づくり。
（２）システムの構築について
(2-1) インターネット環境のセキュリティーを保つこと。
● 依頼者の個人的で重要な秘密事項を取り扱うため、流失などの事態
は絶対に避けなければならない。
(2-2) 文書の安全な保存
● ハードウエアの障害などにより、作成した文書や蓄積した情報を
消失させない。
(2-3) ＦＡＸの電子化
● 不要なＦＡＸや、出欠を記入して返信するだけの案内文を
いちいち出力したくない。
● 電子化して保存したい資料等が多い。
(2-4) ローコストで堅牢なオフィスを目指したい。
■解決のポイント
（１）事務所レイアウト設計について
プライバイシーを守り、緊張感を与えない、解放感のある空間つくり。
そして先生のコンセプトである
『相談者の緊張感をほぐすような明るく親しみやすい空間になり、気兼ねなく相談
できるような環境が重要』を実現できるように事務所のレイアウトを設計いたしま
した。
（２）システム構築について
(2-1) インターネット環境について
統合脅威管理（ＵＴＭ）装置をセキュリティ・サービスＣＡＮＯＮ『HOME-UNIT』
を使用し、さまざまなセキュリティー機能でオフィスを脅威から守っています。
http://cweb.canon.jp/solution/home/lineup/basic/features.html
(2-2) 文書の安全な保存について
ミラーリングNASを更に冗長構成にして設置し、更にPCのバックアップを
保存しています。
(2-3) FAXの電子化について
以下の手順で実現しました。
① 複合機で受信したFAXは紙に出力せずPDF文書としてNASに保存
します。
② PDF形式の文書のハンドリングツールとして、
CANON「image WARE Desktop」を利用。
FAXの整理も簡単に行えます。
http://cweb.canon.jp/software/document/lineup/desktop/index.html
③ アノテーション機能を利用してＦＡＸに書込み、簡単に操作でＦＡＸや
ールでの返信を可能にしています。
CANON 『Image WARE Desktop』とは
↓ ↓ ↓ ↓
http://www.yurindo-office.jp/recommended/201110/individual21.html
おかもと先生のプロフィール
藤沢市湘南台に、地元密着法律事務所を目指し、平成23年４月より「おかもと総合法律事務所」を開設しました。法律にまつわる問題は、病気と同じように、問題の発見が早ければ早いほど解決手段の選択の幅が増え、より柔軟な解決が可能となります。そのためには、今まで必ずしも身近ではなかった弁護士をグッと身近に感じていただき、気兼ねなく相談できる環境が重要と考えます。 http://okamoto-shg.com/index.html
暖かく、元気の出る雰囲気の事務所を作る！と意気込んだ私ですが、事務所作りに着手して自分が甘かったことを痛感しました。入口の位置、空調、配線、空間などの制約を考慮に入れつつ、機能的に仕事机、会議室等のセクションを配置し、膨大な選択肢の中からオフィス家具、什器を選択することは極めて大変でした。
そこで、オフィスづくりのプロである、有隣堂さんにお願いしました。コストを抑えて理想の事務所を作るという無理難題を言ったり、事務所作りを徐々に進めていくと新たなアイデｲアが出ることもあり、急遽レイアウトの変更をお願いしたり、さぞかし有隣堂さんは苦労されたと思いますが、最高の事務所を作っていただきました（笑）。特に、開放的で明るい空間となった会議室は当事務所の自慢です。依頼者の方々もリラックスして相談していただけるものと確信しています。
さらに、ＯＡ機器やシステム構築も考えていただき、素人の私でもペーパーレス化、データの共有、バックアップ、セキュリティが簡単にできるようなシステムを初期投資を抑えて作っていただきました。他の事務所にも負けない効率性、快適性そして安全性を備えた仕事場であると自負しています。
現在、このような最高の事務所で日々仕事をすることができ、大満足です。
談： おかもと先生
