某介護系企業　Ａ社

介護業界の草分け的な存在であるＡ社は、在宅介護事業と有料老人ホーム事業、人材開発事業の、３事業を柱に、全国展開しています。総事業所は400～500ヵ所。

導入背景

「予算の適正管理」が導入理由
事業所を全国に展開するには、新規の設備投資を支える収益基盤が必要。収益性を向上するためのコスト削減は、当時も今も変わらぬ重要な課題です。ただし、それによってサービスの質が低下することがあってはなりませんから、『良いものをより安く』調達し、予算を適正に管理することが必要です。また、介護はひと対ひとの事業ですから、スタッフがお客様へのサービスに全力投球できる環境を整えることも大切です。そのためには、消耗品の購買にかける手間はでき限り減らしたい。アスクルアリーナは、まさにこれらの課題を解決する仕組みでした。

導入時の取り組み

エージェントの協力も得て地道に周知徹底を促す
同社は現在、約８０％という高い利用率でご活用いただいています。
しかし導入初期は各事業所が、割引の適用されない通常のアスクルを利用してしまうことも少なくありませんでした。
事業所が独自にアスクルを利用した場合は、その情報を担当エージェント（有隣堂）から提供してもらい、該当する事業所にアスクルアリーナを利用するように呼びかけるなど、地道な周知徹底を重ねました。また、事業所を新しく開設するときには、同時にアスクルアリーナの部門も登録。消耗品はアスクルアリーナを通して調達することを、最初から業務の流れに組み込んでしまうことで、自然に定着させることができました。

導入効果

適正な予算管理に「承認機能」を活用
アスクルアリーナへのご期待の第一はコストの削減。同社では、導入当初から購入申請・承認機能を活用されています。全国の事業所を統括するエリアごとに承認者を置き、すべての商品の購入に承認を必要とするルールを徹底。
「購入予算は事業所ごとに月次で管理し、予算額は実績に応じて毎月見直します。承認機能を使えば、何をどのくらい購入するのかを事前に確認することになりますから、予算をより適正に管理できます。」
また、承認ルールを徹底することで、事業所のコスト意識がより一層高まるという効果も生まれているといいます。

「人手の問題」がカバーされるので、介護に専念できる
最小限の人数で運営している事業では、当然のことながらお客様へのサービスが最優先。消耗品を自分たちで買い出しに行くとなると、その間はスタッフが減りますので、お客様にご迷惑がかかってしまいます。アスクルアリーナは、事業所にいながら消耗品を購入できます。

「収益性を向上させる管理購買｣を実現できた
「必要なものを、必要な時期に、必要な量だけ、また、高品質なものを低価格で調達し、調達したものを適正に管理し、効率的に使っていく。アスクルアリーナのシステムは、この考え方の通りに設計されているのがいいですね。今では、『アスクル頼んでおいて』と、アスクルが事務用品の代名詞になっているくらい、各事業所に定着していますよ」

担当エージェントより

「ご提供しているのは、オフィスに関する物はすべて揃う『ワンストップサービス』。『顔が見える営業』であることが弊社の特徴。ご要望も直接お聞きできますから、迅速な対応ができていると思います」
（営業談）

同社ではさらに、アスクルアリーナ専任のスタッフを配置。営業担当者と二人三脚で、アスクルアリーナの導入と運営をサポートしています。
「お伺いしてお客様と一緒に画面を見ながら、操作のご説明をすることもよくあります。『顔が見えるサポート』という、通販にはない安心感をご提供いたします」
（サポート談）

そんな同社が提案するのは、「２つのコスト」の削減。
「経費などの『見えるコスト』だけでなく、購買にかかる手間や時間といった『見えないコスト』は重要なテーマ。より安くより良いものをお探しすると同時に、『見えないコスト』を削減する提案もしています。『お客様の購買代理人』であることが、私どものモットー。今後も、お客様の収益につながるサービスをご提供できるよう、努力を重ねて参ります」
（営業談）